14 Ott Smart Working: il lavoro intelligente

Per limitare spostamenti e contribuire al rallentamento dell’epidemia, molte aziende hanno concesso a dipendenti e collaboratori di lavorare da casa. Durante il periodo emergenziale e ancora adesso, lo Smart Working ha consentito quindi la normale continuazione dell’attività aziendale. Una scelta virtuosa da parte di aziende e lavoratori che tuttavia, ad occhio più attento, si avvicina più alla definizione di telelavoro che a quella di di Smart Working.

Differenze tra Smart Working e telelavoro

Smart Working e telelavoro possono apparire simili, ma si tratta in realtà di due modelli lavorativi molto differenti, con caratteristiche operative distanti tra loro sia a livello contrattuale, che per quel che concerne i processi aziendali. Anzitutto: il telelavoro è regolato da un contratto collettivo, mentre lo Smart Working nasce da un accordo siglato tra lavoratore e datore. Nel telelavoro gli orari di lavoro restano in genere invariati, mentre lo spazio lavorativo subisce un cambiamento. Con lo Smart Working, invece, non cambia solamente il luogo di lavoro fisico, ma l’intera gestione dello spazio e del tempo, che diviene più flessibile e autonoma. Tempo e spazio non sono più l’unico criterio per il calcolo retributivo, al contrario di quanto accade per il telelavoro, poiché non determinanti e subordinati al raggiungimento di un obiettivo.

Quali sono allora le tutele?

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. Il decreto attuativo n.6 del 23 febbraio 2020, emanato in piena emergenza Covid19, ha favorito l’utilizzo dello Smart Working anche senza accordo preventivo tra le parti.

Il DPCM 8 marzo 2020 ha incentivato ulteriormente il ricorso a tale strumento di lavoro: 

<<la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può’ essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro>>. (art.2, comma1)

>> Il lavoro agile promuove la produttività, al di là della presenza in azienda.

È chiaro che un rapporto di lavoro di questo genere prevede che tra lavoratore e datore vi sia una notevole dose di libertà e fiducia reciproca, nonché la consapevolezza di far parte di una nuova cultura del lavoro. Se ben sfruttato, infatti, il lavoro smart diventa il primo tassello di un percorso di riorganizzazione dei processi aziendali molto più complesso, che affonda le radici in una cultura aziendale flessibile e pronta al cambiamento.

I vantaggi del lavoro intelligente

• la possibilità di continuità lavorativa;
• l’occasione di conciliare vita lavorativa e famiglia;
• l’assunzione di autonomia lavorativa;
• la scoperta di nuovi strumenti digitali;
• l’aumento (in molti casi) della produttività.

Possibili criticità

Da un punto di vista legale, gli aspetti critici legati allo Smart Working sono due:

1. il controllo dell’attività lavorativa da parte del datore di lavoro;
2. la tutela dei dati personali. 

>> Controllo dell’attività lavorativa

Nei limiti previsti dallo Statuto dei lavoratori, il datore può effettuare controlli sul corretto svolgimento della prestazione lavorativa. Non ha il diritto, altresì, di indulgere in controlli indiscriminati a distanza sull’uso di pc o altri device, senza fondate ipotesi di illecito.

>> Tutela dei dati

Per permettere ai propri lavoratori di continuare ad operare a distanza, il datore deve mettere a disposizione documenti e informazioni aziendali che devono, tuttavia, essere mantenuti al sicuro. Le misure tecniche e organizzative per procedere alla messa in sicurezza di dati e informazioni sono a completo carico del datore.

Attenzione! L’imprevedibile situazione sanitaria ha costretto molte aziende all’improvvisazione, almeno durante i primi mesi della pandemia. Ora, che lo Smart Working è diventato un modello lavorativo più diffuso, le aziende hanno il dovere di condurre un’analisi accurata dei rischi e di dotarsi di tutte le misure tecniche per proteggere i propri dati ed il proprio personale.

Ostacoli nascosti e come evitarli

L’innovazione si scontra sempre con la resistenza al cambiamento. In questo caso specifico, la resistenza all’introduzione del nuovo modello lavorativo potrà essere dovuta a:

• timore di indebolimento dei concetti di leadership e subordinazione;
• ridimensionamento dello spazio fisico decisionale;
• disuguaglianza sociale;
• maggior impegno richiesto nella ricerca di commitment ed engagement dei dipendenti nei confronti degli obiettivi aziendali.

Esiste tuttavia anche un risvolto psicologico che può rivelarsi, alla lunga, anche più subdolo: il disengagement, causato dalla distanza dal luogo di lavoro e da tutti i luoghi di tradizionale aggregazione lavorativa (sì, anche dalla sala caffè). Per evitarlo, conservando intatti per ogni azienda i vantaggi di lavoro agile e autonomia organizzativa, converrà distinguere tra il distanziamento spaziale (imposto dalla pandemia) e il distanziamento sociale.

>> Evitare il disengagement

La collaborazione, il lavoro di squadra, persino i momenti di pausa dal lavoro devono continuare a restare comuni, almeno virtualmente. Si potrà decidere, ad esempio, di scegliere il lavoro agile solo alcuni giorni della settimana, magari richiedendo la presenza in azienda due giorni su cinque. Fissare stabilmente i giorni di presenza, infatti, avvantaggerà la collaborazione e la pianificazione delle attività.

Consigli per un uso consapevole dello Smart Working:

1. Identificare le prestazioni di lavoro compatibili con la modalità agile. Non tutte le attività aziendali possono beneficiare contemporaneamente della libertà spaziale e temporale. 
2.  Individuare le persone adatte allo Smart Working: un dipendente poco produttivo in ufficio, potrebbe trovare poco giovamento in un contesto lavorativo autonomo. 
3.  Rispettare l’organizzazione aziendale: giusto accordarsi con un soggetto “operativo” per un rapporto di lavoro agile. Altrettanto corretto riservare il medesimo trattamento anche al diretto superiore.
4.  Porre obiettivi: impostare sin da subito la giusta attitudine mentale renderà il lavoro agile più semplice e archivierà timori e diffidenza dei datori.
5.  Abbandonare le strutture basate sul controllo, aumentando il livello di responsabilizzazione dei team.

Noi desideriamo aggiungere un ultimo consiglio: non improvvisare! La pandemia, seppur in maniera imprevista, ci offre la possibilità di rivedere correttamente la nostra organizzazione aziendale.

Non sprechiamola: affidiamoci al giusto consulente.

Credits: Il Sole 24 Ore