Il cruscotto ideale non esiste, quello giusto per la tua azienda sì!

Una domanda preliminare

Un cruscotto aziendale per avere tutto sotto controllo. È possibile? Esiste una dashboard ideale o dobbiamo pensare di cucirne una sulle esigenze di ogni singola attività? Proviamo a rispondere.

 
All’inizio del nostro viaggio consulenziale, poniamo sempre una domanda all’apparenza banale alle nuove aziende: come state? Come stanno i vostri parametri vitali? Sono buoni? La risposta che otteniamo è quasi sempre fondata sulla percezione dell’imprenditore, quasi mai su dati reali.

Certo, un imprenditore di solito ha un’immagine chiara della salute della propria azienda e dei numeri fondamentali del proprio business. L’intuito dell’imprenditore, però, è sufficiente solo se la dimensione e la complessità esterna dell’azienda restano costanti, chiare e definite. Una situazione che vorremmo evitare!

La dimensione di un’azienda dovrebbe infatti sperabilmente aumentare e la complessità del mondo è in continua evoluzione. Perciò la saggezza dell’imprenditore non basta più per avere completamente chiaro il quadro aziendale. Soprattutto, non è sufficiente per averne visione prospettica. 

Monitorare l’azienda

Per poter controllare la salute di un business e prevederne l’andamento, è assolutamente necessario dotarsi di strumenti adatti al monitoraggio. Diverse realtà di consulenza e software house stanno lanciando sul mercato prodotti che cercano di soddisfare questa esigenza, spesso senza tener conto di due imprescindibili richieste:

1. è possibile costruire un pacchetto standard?
2. da dove prenderà i dati il cruscotto?

Cruscotti standard

Un cruscotto unico e valido per tutti i settori, le aree geografiche, le persone è un controsenso. Un pacchetto standard non farà altro che offrire alla vostra azienda dati che nel 90% dei casi si riveleranno inutilizzabili. Serve un pacchetto su misura, un pacchetto dati che sia solo vostro.

I dati 

>> Chi fornirà i dati al vostro cruscotto?
La vostra dashboard utilizzerà i dati imputati da un operatore, o li preleverà direttamente dal vostro sistema informativo.

>> Quali dati serviranno?
Sicuramente le aziende hanno già a disposizione i dati relativi alla contabilità: dati standard sempre disponibili per la presentazione del bilancio che, tuttavia, rischiano di essere limitati e non aggiornati. Dati relativi alla chiusura di bilancio al 30 aprile o al 30 giugno saranno infatti già in ritardo di sei mesi. Informazioni relative all’anno precedente, anche in caso di individuazione di corretti indicatori, sono ormai superate e non più significative.

Costruire un pacchetto

Per costruire un pacchetto di controllo di gestione basato su dashboard, meglio quindi seguire alcuni passi fondamentali:

1.Utilizzare i dati giusti

È fondamentale utilizzare dati aggiornati e presi con la giusta frequenza da tutte le fonti informative: il sistema gestionale, internet, i social, i big data esterni. Queste informazioni vanno raccolte giornalmente o più volte al giorno, poiché certi indicatori sono estremamente mutevoli.

>> Esempio: per il time to market del settore calzatura è fondamentale conoscere le previsioni del tempo della settimana. In modo, ad esempio, da far arrivare in negozio i prodotti invernali nel momento giusto, né prima né dopo. Uno scenario semplice da costruire ma non banale, perché richiede la capacità di abbinare i dati di produzione e distribuzione della singola azienda ai big data offerti dalle previsioni meteorologiche. 

2.Monitorare i dati giusti

Di tutti i dati raccolti, quali varrà la pena monitorare con una certa frequenza? La sensibilità dell’imprenditore e la conoscenza del proprio mercato sono indispensabili, ma il consulente giusto può fare davvero la differenza. Il professionista con la giusta visione del settore, ma anche con una panoramica più ampia e geograficamente differenziata, saprà individuare altri indicatori, magari sfuggiti all’intuito del titolare.

L’imprenditore parte spesso dai dati storici per condurre un’analisi, agendo correttamente, poiché questi sono già in suo possesso. Un buon consulente aiuterà a ragionare anche su dati prospettici, oltre che su quelli passati. Non si tratta di saper consultare una sfera di cristallo, ma di imparare a considerare un nuovo orizzonte mentale forward-looking, supportato da strumenti matematici organizzativi e di analisi in grado di fare previsioni, che ovviamente andranno in seguito verificate.

In sintesi

• analisi fatte ex post, in ritardo;
• situazioni e fatti standard;
• dati esclusivamente contabili.

Ma allora cosa serve per costruire un cruscotto?

>> Scopriamolo insieme nella seconda parte del nostro approfondimento.