12 Ago Cruscotto aziendale: tutto sotto controllo! (2^ parte)

Dashboard e cruscotti aziendali: impariamo a costruire quelli giusti per avere tutto sotto controllo

Nella prima parte di questo approfondimento abbiamo affrontato e chiarito sia le ragioni per cui un cruscotto aziendale può rivelarsi decisivo, nella gestione smart di un’impresa e nel tenere sotto controllo tutti gli aspetti della sua vita, sia gli errori da non commettere nella creazione della dashboard perfetta per noi.

Ma allora cosa serve per costruire correttamente un cruscotto? 

Per rispondere, partiamo dalla suddivisione dei cruscotti in cinque diverse aree:

1. commerciale;
2. produttiva;
3. finanziaria;
4. qualità;
5. organizzazione del personale.

>> area andamento commerciale

L’analisi dell’area destinata a vendite ed acquisti ha bisogno di essere dettagliata in profondità mediante il processo detto di Data Discovery, vale a dire quel percorso alla scoperta delle informazioni contenute nei dati, in funzione delle varie sottocategorie di fornitori, di prodotto, di area geografica. Con investimenti ridotti ma mirati, è possibile usufruire anche di cruscotti geografici, che permettono di indagare l’andamento del prodotto per area, navigando attraverso una mappa predefinita. L’immediatezza di visione è un gran vantaggio, ma il plus è dato dalla possibilità di zoomare il dettaglio dei dati, analizzandoli secondo diverse angolature e cogliendo informazioni che altrimenti sarebbero sfuggite.

Esempio: un cliente che vi permette di generare fatturato cambia improvvisamente il proprio mix di vendita, magari acquistando più spesso ma in minore quantità. Questo comporterà un cambiamento per la vostra azienda, da non sottovalutare e da monitorare. Come? Impostando sul nostro cruscotto una serie precisa di alert, anche grafici, per avere immediato riscontro dei punti critici.

Esistono alert standard? Naturalmente no, perché le criticità di settore dipendono da fattori diversi, come le modalità di lavoro, il tipo di prodotto, i target di miglioramento definiti dall’azienda ecc.

Facciamo un ulteriore esempio per sottolineare l’importanza di confrontare dati omogenei: la scontistica cliente. 

Quando si parla di sconti al cliente, gli scenari possono essere diversi. Il passaggio da una scontistica di cassa ad una di prodotto, ad esempio, potrebbe non destare particolare attenzione. Tuttavia, il cambiamento sarebbe sostanziale, poichè andrebbe ad influire sui tempi di gestione, sui pagamenti ecc. 

In questo caso, avremmo a che fare con dati non omogenei tra loro, che non si possono confrontare. Chiarire questo passaggio permette di creare una dashboard che mantenga il proprio senso, anche nel momento in cui le modalità di gestione dovessero cambiare.

>> area produttiva

Sempre più spesso, parlando di Industria 4.0, si fa riferimento al MES: una soluzione in grado di controllare l’avanzamento e la gestione dell’intera produzione. I due strumenti, una volta collegati, possono fornire una mole enorme di dati. Non hanno solo una rilevanza immediata – indicando distinte base, usura della macchina, situazione degli articoli – ma forniscono anche dati statistici. Informazioni fondamentali per la creazione di indici sui quali lavorare per rendere più efficiente la produzione.

Esempio: un’azienda cliente ha la necessità di affiancare il lavoro umano a quello macchina nel settore assemblaggio. Il tempo di tale attività può essere rilevato con poco impatto tramite un’App, che permette di realizzare subito se una lavorazione subisce ritardi, se ci sono difficoltà di processo, se il lavoratore rallenta nel tempo la propria efficacia produttiva. Tutte informazioni sino ad ora demandate alla sensibilità dell’imprenditore.

>> area finanziaria

È questo un settore vitale, che si occupa del rapporto con le banche, delle necessità di finanziamento, della ricerca di prestiti alternativi, di esposizioni, flussi di cassa, flussi di cassa prospettici (come andranno i miei flussi di cassa nei prossimi mesi?) etc. 

Nonostante la posticipazione recente, il nuovo decreto imporrà alle aziende dai 4ml di fatturato in su di dotarsi e di monitorare gli indicatori di crisi, in modo da poter agire tempestivamente per salvaguardare la situazione aziendale.

Disporre di dati che provengano da questa area aziendale, aggiornati e immediatamente utilizzabili, è quindi estremamente importante.

>> area qualità

In questo settore si registrano tutte le possibili varianti, si gestiscono eventuali rotture, i pezzi difettosi, i resi, i reclami, le non conformità, le azione preventive e correttive. In sostanza, quest’area  raccoglie tutte le informazioni utili per individuare in tempo problemi in ambito produttivo o per sapere se una macchina si trovi in difficoltà o necessiti di manutenzione. 

Esempio: nel settore automotive si tratta di dati di importanza vitale, per ottemperare alle certificazioni pressanti che impongono di avere strumenti e dati precisi, a totale assicurazione della qualità.

>> aspetto organizzativo e del personale

Per affrontare quest’area, proviamo a porci due domande: quante ore di straordinario vengono eseguite per ogni reparto, in funzione dei flussi di lavoro? All’azienda non converrebbe piuttosto procedere con nuove assunzioni?

Sono domande importanti, specialmente in un momento in cui la produttività del settore privato ha la possibilità di aumentare grazie a Industria 4.0. Per capire come migliorare la produttività l’unica scelta è monitorarla, controllando anche l’andamento organizzativo con apposito cruscotto.

In conclusione

La somma di tutte queste informazioni potrà tornare utile per creare delle sotto-dashboard contenenti i principali indici delle varie aree, raccolti in ordine coerente e pronti per essere presentati ai diversi stakeholder: assemblea dei soci, consiglio di amministrazione, banche alle quali si intenda richiedere un prestito ecc.

Con informazioni strutturate e graficamente chiare le possibilità di ottenere approvazioni o finanziamenti diventano più concrete.

Il costo di implementazione con il sistema informativo aziendale e quello di affiancamento con un consulente preparato costituiscono un piccolo investimento, in funzione di un risultato immediato. Tutte le realtà che Acanto segue grazie ai suoi diversi consulenti hanno dimostrato negli anni di saper crescere nei risultati, nei rapporti con le banche, con gli istituti finanziari, con i clienti e fornitori, con le autorità pubbliche.

Combinare le competenze di diverse persone in diverse aree di interesse è la strategia giusta, che Acanto propone da sempre a tutti i suoi clienti.

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